1. Déterminer quelles réglementations sont pertinentes pour votre entreprise
La première étape consiste à identifier toutes les lois et réglementations qui s'appliquent à votre organisation. Les exigences légales auxquelles votre entreprise doit répondre dépendent de plusieurs facteurs tels que :

1. le secteur d’activité de l’entreprise
   la localisation de votre entreprise
   les pays dans lesquels l’entreprise opère
   les produits et services fournis par votre entreprise
   les types de clients avec lesquels vous travaillez.

Par exemple, un cabinet comptable basé en Belgique doit se conformer à plusieurs lois et réglementations locales, nationales et européennes, notamment :

1. La réglementation européenne sur les états financiers, les instruments financiers et les rapports
   Les lois anti-blanchiment
   La réglementation sur la protection des données
   Les meilleures pratiques de cybersécurité établies par le gouvernement belge, la Commission européenne, la Banque centrale européenne et l’Autorité centrale européenne
   Les normes fixées par l’IASB et l’IFRS en Europe et par les Organisations professionnelles nationales telles que l’Institut des Experts-Comptables et l’Institut des Réviseurs d’Entreprises
   

2. Identifier les exigences spécifiques que vous devez respecter
Une fois que vous avez identifié les lois et réglementations auxquelles votre entreprise est soumise, vous devez examiner les exigences spécifiques auxquelles votre entreprise doit répondre.
En outre, vous devez déterminer quels processus mettre en œuvre pour répondre à chaque exigence spécifique et comment vous êtes censé documenter votre conformité.

3. Effectuer un audit interne initial
Ensuite, vous devez effectuer un audit de conformité pour évaluer votre degré de conformité actuel.
Un audit de conformité est une évaluation des politiques et processus de votre entreprise qui vise à identifier les lacunes ou les domaines à risque afin que vous puissiez prendre les mesures appropriées.

Pour chacune de vos obligations de conformité, vous devez évaluer ces questions :

1. • Vos processus internes sont-ils conformes aux dispositions légales ?
   Votre personnel connaît-il les règles auxquelles votre entreprise est soumise ? Vos employés travaillent-ils selon ces règles ?
   Disposez-vous d’une documentation précise et à jour détaillant la manière dont vous maintenez une conformité permanente ?

4. Établir et documenter les politiques et procédures de conformité
L’étape suivante consiste à ajuster vos opérations internes en fonction des problèmes et points faibles découverts au cours de l’audit.
En outre, vous devez préparer des documents décrivant les mesures et procédures conçues pour remplir vos obligations légales et la manière dont vous contrôlez leur efficacité continue. Ces documents sont essentiels dans le cas d’audits externes menés par des tiers indépendants.
Enfin, vous devriez examiner et mettre à jour régulièrement les politiques et procédures de conformité et les rendre accessibles à tous les employés.

Étant donné que les employés jouent un rôle important dans la conformité réglementaire, ils doivent suivre des politiques et des procédures qui reflètent les obligations légales de l’entreprise. Vous devez également demander à votre personnel de signer les politiques de conformité pour vous assurer qu'il les lise et les reconnaisse. Cette mesure réduit la responsabilité de l'entreprise en cas de violation par un employé.

5. Fournir à vos employés une formation régulière sur la conformité
La conformité réglementaire est l’affaire de tous. Par conséquent, vous devez vous assurer que votre personnel respecte les politiques de conformité existantes.
Les employés qui ne disposent pas des informations nécessaires pour exercer leur travail conformément aux exigences légales risquent de violer les règles sans le savoir.
Par conséquent, distribuer du matériel pertinent lors de l'intégration de nouvelles recrues ou en cas de mise à jour ne suffit pas. Vous devez plutôt fournir une formation périodique à tous vos collaborateurs pour les aider à comprendre l'importance du sujet et leur propre responsabilité en matière de conformité réglementaire.

6. S’appuyer sur des experts
Pour rester au fait de l’évolution des règles et vous assurer de mettre en œuvre les bons processus, envisagez de recruter des conseillers externes spécialisés ou des experts internes, comme des CCO.
Les Corporate Compliance Officers ou CCO surveillent le paysage réglementaire, initient et supervisent les projets, programmes et processus de conformité, et fournissent des conseils compétents à tous les autres départements.

7. Améliorer constamment votre conformité réglementaire
La mise en conformité réglementaire n’est pas un projet ponctuel. Il s’agit plutôt d’un effort continu qui se traduit par trois activités principales :

1. Surveillance continue du paysage juridique
   Les organismes de réglementation publient et modifient fréquemment des lois et des règlements pour répondre aux risques émergents et consolider la législation existante.
   Vous devez donc suivre les changements réglementaires qui affectent votre entreprise et son profil de conformité. Si vous anticipez les changements à venir, vous ne serez pas pris au dépourvu lorsque la nouvelle législation entrera en vigueur.
   Audits périodiques
   Vous devez effectuer régulièrement des audits internes pour chaque aspect de votre entreprise afin d'évaluer votre processus de conformité réglementaire et de déceler toute inefficacité ou divergence.
   Adapter les politiques et procédures aux changements réglementaires
   Les nouvelles réglementations peuvent influencer le modèle économique et affecter de manière significative le travail de l'entreprise. Par conséquent, vous devez toujours informer votre personnel des changements apportés aux politiques et procédures de conformité.
   

8. Exploiter des outils technologiques et s’en remettre aux bons fournisseurs de logiciels
Garantir la conformité réglementaire en s’appuyant sur des procédures manuelles sur papier rend le processus beaucoup plus compliqué.
Par exemple, imaginons qu’un client vous demande de supprimer les données que vous avez sur lui. Si vous stockez physiquement des dossiers clients, vous devez passer en revue tous ceux qui contiennent des données relatives à ce client spécifique. Cela prend beaucoup de temps et cela pourrait être mieux géré à l’aide d’un outil numérique, comme un système de gestion des documents.

Grâce aux systèmes de gestion de documents, vous pouvez facilement retrouver toutes les données relatives à un client et les supprimer en quelques clics. Par conséquent, la tâche chronophage consistant à localiser manuellement des documents ne demande alors pas plus d'une minute.
Cependant, tous les fournisseurs de logiciels n'offrent pas le même niveau de sécurité et de conformité. C’est pourquoi vous devez rechercher des systèmes qui reposent sur des politiques de sécurité informatique solides.

En particulier, vous devez vous assurer qu'ils sont transparents au sujet de leurs propres sous-traitants, de l'emplacement des centres de données et des politiques de traitement des données.

Comment Penneo peut-elle vous aider à garantir votre conformité réglementaire ?
Penneo a soigneusement développé des processus pour garantir la conformité de ses services aux exigences légales. Nos rapports d'audit officiels de tiers démontrent que tout ce que nous fournissons respecte les normes de sécurité les plus élevées du secteur.

Penneo KYC aide les entités concernées à effectuer des contrôles CDD et à satisfaire aux exigences fixées par les lois LCB. Le système fournit une évaluation guidée des risques et des listes de PPE et de sanctions. Il vous informe également de l’évolution du profil de risque du client.
Si vous remarquez une activité suspecte, vous pouvez soumettre un rapport aux autorités directement à partir du système.
Toutes les données stockées dans Penneo KYC sont cryptées de bout en bout et automatiquement supprimées après cinq ans à compter de la fin de la relation d’affaires ou de l’opération occasionnelle. Cela garantit le respect des obligations en matière de LCB et de conservation des données du RGPD.