Lundi 3 décembre 2018 — Les candidats attachent de plus en plus d’importance à l’onboarding (parcours d’intégration). Ils veulent savoir dans quel environnement de travail et quelle culture d’entreprise ils arrivent, ce qu’ils peuvent escompter au cours de leur première journée de travail, à quelle équipe ils seront intégrés, comment ils seront accompagnés, les formations dont ils bénéficieront... Et tout cela est parfaitement normal, selon l’agence de recrutement Hays. Pourquoi l’onboarding est-il capital pour les entreprises et comment élaborer un bon programme en la matière ? Ilze Pastyn, Internal Trainer chez Hays, vous fournit quelques conseils.

Une stratégie onboarding de qualité revêt une importance capitale pour convaincre les candidats adéquats. Ilze Pastyn, Internal Trainer chez Hays : « Culture et ambiance de travail sont des éléments extrêmement importants. Lors des entretiens d’embauche, les candidats tentent d’en apprendre un maximum sur ce qu’implique le fait de travailler dans l’entreprise pour laquelle ils postulent. Ils le font en posant des questions sur les activités de teambuilding, le sentiment d’appartenance au groupe, la façon dont l’entreprise traite les succès de ses collaborateurs ou encore la sponsorisation d’œuvres caritatives. L’interview ne se fait pas à sens unique : l’entreprise doit elle aussi savoir « se vendre ». C’est à l’entreprise qu’il appartient de fournir une image aussi réaliste que possible de l’ambiance de travail qui y règne. Si l’image esquissée pendant les entretiens préalables ne correspond pas à la réalité, le candidat sera très vite démotivé par son emploi ».

Ilze Pastyn est l’une des spécialistes de l’onboarding chez Hays. Elle accompagne les nouveaux collaborateurs dès le tout premier contact chez Hays jusqu’à leur intégration réussie à la culture de l’entreprise. Hays propose un trajet parfaitement défini pour ses propres collaborateurs. Ilze : « Chez Hays, le processus d’onboarding débute dès les premiers contacts et se termine environ douze semaines après la première journée de travail mais cela peut toujours être adapté en fonction des besoins du starter. Nous proposons un accompagnement intensif. Je fais moi-même office de personne de confiance pour nos starters mais ceux-ci peuvent aussi s’adresser à notre équipe de leaders. Notre programme onboarding reste ainsi aussi accessible que possible ».

Faites en sorte que les « starters » deviennent des « insiders »

Un accueil agréable le premier jour de travail s’avère crucial. Les nouveaux collaborateurs doivent avoir le sentiment qu’ils sont attendus. Cela peut par exemple prendre la forme d’un petit-déjeuner mais le simple fait d’annoncer aux collègues qu’un nouveau collaborateur vient d’arriver peut aussi faire la différence. « Nous prenons toujours le temps de faire connaissance avec les collègues dans une salle de réunion où tout le monde se présente ; cela a pour effet de briser la glace. Se sentir le bienvenu, avant même sa première journée de travail, s’avère tout aussi important. Vous pouvez par exemple déjà inviter le starter avant son premier jour de travail à déjeuner avec l’équipe, de façon à créer un contact informel avant même l’entrée en service. Il s’avère par ailleurs très bénéfique d’impliquer l’équipe dans la procédure de recrutement. Les nouveaux collaborateurs qui sont soutenus, accompagnés et bien informés deviennent de vrais « insiders » avant même de commencer à travailler et ils sont par conséquent bien plus vite productifs », poursuit Ilze.

Les avantages de l’onboarding

L’onboarding peut vraiment faire la différence pour de nombreux candidats. De nos jours, les candidats ont en effet souvent le choix entre plusieurs postes. On est par ailleurs immanquablement plus satisfait par un emploi que l’on choisit vraiment, dans la mesure où l’on y consacre pas mal d’heures. « Pours les candidats, savoir qu’ils seront bien accompagnés peut constituer un facteur décisif. L’onboarding a par ailleurs pour effet de mieux fidéliser vos collaborateurs et de réduire la rotation du personnel », estime Ilze Pastyn.

Pour les entreprises, l’onboarding constitue en outre une manière de se différencier sur le marché. Cela fait par exemple partie du certificat « Great Place to Work » qui permet aux entreprises de faire savoir au monde extérieur qu’elles font des efforts pour garantir et préserver la satisfaction de leur personnel. Une « Great Place to Work » se caractérise par des collaborateurs fiers d’y travailler, de bonnes conditions de travail et un degré élevé de confiance, de plaisir et de respect au sein d’une organisation. Hays Belgique a participé cette année pour la première fois à cette étude indépendante et a d’emblée obtenu le certificat « Great Place to Work ».

Quelques conseils Hays pour une stratégie onboarding efficace

Le premier conseil consiste à considérer l’onboarding comme faisant partie intégrante du processus de recrutement pour toutes les fonctions, et même pour les profils de type senior. Peu d’organisations prennent en effet la peine d’accueillir leurs collaborateurs « senior ». Ceux-ci sont souvent supposés savoir ce qu’ils doivent faire et comment ils doivent fonctionner dès le 1er jour. Et pourtant, ces collaborateurs doivent eux aussi s’adapter et s’intégrer. Mieux un travailleur sera accompagné et plus ce processus sera rapide.

Le processus d’onboarding peut aussi être considéré comme un exercice de teambuilding. Encouragez les rencontres informelles avec l’équipe, un responsable HR ou un mentor de l’entreprise, afin qu’ils puissent partager leurs visions de la culture d’entreprise avec le starter.

L’onboarding ne doit pas constituer un événement unique et isolé. Montrez-vous ouvert au feedback permanent de vos nouveaux collaborateurs, afin de pouvoir améliorer en permanence les processus d’onboarding de votre entreprise.

Sachez enfin qu’un programme d’onboarding parfaitement structuré représente un véritable investissement. Vous pouvez même le voir comme une espèce d’assurance-recrutement. Les êtres humains valent de l’or quand ils se sentent bien accueillis et savent ce que l’on attend d’eux ; ils ont ainsi pleine confiance et l’envie de s’impliquer à fond. Vous investissez énormément dans le recrutement, alors pourquoi ne pas y consacrer un peu plus de temps afin de veiller à ne pas dilapider cet investissement ?