Zaventem, le 5 novembre 2018 - Avec son approche « Scan, structure & FIND », Konica Minolta va encore plus loin dans l'optimisation des processus documentaires pour le secteur de l'enseignement. Cette solution totale, qui peut faire l'objet d'un déploiement modulaire, simplifie les tâches administratives quotidiennes des établissements scolaires en réduisant de manière substantielle le traitement manuel des documents papier, ce qui représente un gain de temps et de productivité.

La fonction de numérisation des imprimantes bizhub Konica Minolta permet aux établissements scolaires de numériser jusqu'à 240 pages par minute. La fonction de capture, dotée d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères, intègre un texte numérique au fichier de l'image scannée. Elle convertit le document dans un format consultable avant de l'enregistrer dans le dossier correct. Troisième pilier du package , la fonction « FIND » permet aux établissements scolaires de retrouver rapidement des documents stockés dans différents silos grâce à la plate-forme dokoni FIND. Cette solution de recherche rapide de documents, enregistre dans un index universel tous les documents répondant à la clé de recherche et permet de rechercher dans les archives de databases (par exemple, MS SharePoint, MS Exchange ou Fileserver).

« Le secteur de l'enseignement doit lui aussi évoluer avec son temps. Grâce à la digitalisation, les établissements peuvent désormais automatiser le traitement et la sauvegarde de leurs documents », affirme Xavier Biermez, Managing Director chez Konica Minolta Belgium & The Netherlands. « Konica Minolta travaille depuis de nombreuses années avec des établissements d'enseignement. Cette collaboration fructueuse a permis à l'entreprise de développer des solutions et des services répondant aux besoins particuliers de ce secteur, ce qui permet aux établissements d'optimiser leurs processus et de résoudre les blocages administratifs. »

Konica Minolta apporte une solution financièrement abordable, capable de répondre rapidement aux besoins actuels et futurs des services administratifs scolaires, des coordinateurs ICT et des enseignants. Grâce à « Scan, structure & FIND », les établissements d'enseignement peuvent désormais optimiser pleinement leurs processus. Xavier Biermez : « Les établissements scolaires font face à une charge de travail administratif de plus en plus lourde alors qu'ils disposent de personnel toujours moins nombreux et de budgets à la baisse. Ils sont donc obligés de travailler de manière plus automatisée. Un processus digital leur apporte une aide et leur permet de sécuriser la totalité de leurs données, documents, et flux documentaires. Ainsi, il ne leur est plus nécessaire de faire appel aux services de tiers. Ils peuvent en outre centraliser systématiquement tous leurs documents et contrôler clairement l'accès à leurs données. Le traitement numérique des documents permet également de réduire les coûts opérationnels. De même, tous les documents et processus sont traçables ; il n'y a donc pas de perte d'informations lorsque des collègues quittent l'établissement.

Avec l'infrastructure technique et la solution logicielle adaptée, Konica Minolta permet aux établissements scolaires de se concentrer davantage sur l'enseignement au sens strict du terme. « Grâce à l'aide que nous apportons en matière de RGPD, de sécurité des données et de stockage, les collaborateurs du service informatique peuvent se concentrer davantage sur les questions stratégiques générales du reste de l'infrastructure IT dans le secteur de l'enseignement. »

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