Malines, le 8 novembre 2017 – Merak, spécialiste de la gestion et de la conservation des archives physiques et numériques, se voit confier l'intégralité de la gestion des archives du Service public fédéral Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement (SPF SSCE). Merak est non seulement responsable du transfert et de la conservation des archives, mais aussi de la numérisation et du retour des archives à consulter. Le contrat avec le SPF SSCE a été conclu en octobre 2017 pour une durée de quatre ans.

« Nous sommes prêts à aider le Service public fédéral Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement à gérer ses archives de façon rapide et qualitative », déclare Nicolas Uyttenhove, le porte-parole de Merak. « Au fil des ans, ce service public a constitué de grandes archives, d’environ 22 km au total. Aujourd'hui, ces archives sont réparties sur différents sites, mais nous avons commencé à les transférer et à les distribuer vers nos différents centres de stockage. »

Appel d'offres public

Nicolas Uyttenhove ajoute : « Pour des archives de cette taille, il est indispensable d’effectuer une bonne analyse préalable et de bien se préparer. Non seulement il est nécessaire de connaître les besoins et les questions du client, mais tous les éléments essentiels doivent également être cartographiés. Comment les archives doivent-elles être conservées et qui y aura accès ? En outre, il faut absolument savoir comment va se dérouler la consultation des archives. Par exemple, les documents doivent-ils être envoyés physiquement ou bien le SPF préfère-t-il recevoir une version numérisée par Merak du document demandé ? Nous avons répondu à toutes les questions du SPF dans le cadre de l'appel d'offres public, avec un prix correct pour les différents éléments du service presté. »

Une prestation de services plus rapide et plus fluide

Le déménagement des archives s'inscrit dans le cadre du projet d'optimisation du gouvernement fédéral, conformément à l'accord de coalition. Marijke De Meerleer, chef de projet Digital Office au SPF SSCE, explique : « Ce projet contribue à l'efficacité et à l'agilité de notre administration. Nous gagnons un espace précieux, et notre collaboration avec Merak permet à nos agents de passer bien moins de temps à consulter les archives. En conséquence, le service aux citoyens et aux entreprises est plus rapide et plus efficace. Les documents numérisés permettent à nos agents d'avoir accès à des informations importantes à tout moment et où qu’ils se trouvent. Non seulement au bureau, mais aussi lorsqu'ils travaillent à domicile ou depuis un bureau satellite. »