Vilvorde, le 4 octobre 2017 - 71 % des PME belges n’ont jamais entendu parler
de la gestion des documents. C’est ce qui ressort d’une enquête du bureau d’études de marché M.A.S. à la demande d’OKI Belgique, un fabricant d’imprimantes. C'est là manquer une occasion, car une politique d’impression mûrement réfléchie permet
des économies majeures. À noter également : 45 % des entreprises interrogées n'utilisent que la fonction d'impression et 87 % n'ont aucune idée de l'usage qu'il est fait précisément de l'imprimante. Il y a pourtant de l'espoir pour l'avenir, car 69 % des entreprises pensent à la numérisation en vue de réduire leur consommation de papier.

La gestion des documents largement méconnue
Il semble que la gestion des documents soit toujours largement méconnue dans la plupart des PME. À savoir que 71 % des PME n’en ont même jamais entendu parler et encore moins de la mettre en œuvre. Seuls 28,6 % des répondants à l’enquête appliquent une gestion efficace des documents. Concrètement ? Il s’agit généralement de scanner, partager et archiver des documents à l’aide de l’imprimante. Documents numériques et documents sur support papier.

Peu voire aucune connaissance de l’utilisation de l’imprimante
Une gestion efficace des documents commence par l’inventaire de l’utilisation précise qui est faite de l’imprimante. Malheureusement, 87 % des PME n’en ont aucune idée. Dans les grandes entreprises occupant plus de 100 travailleurs, ce pourcentage atteint même 90 %. Ce domaine reste donc profondément inconnu et flou.

Utilisation de l’imprimante principalement à des fins d’impression
Dans la pratique, la plupart des entreprises utilisent leur parc d’imprimantes de manière plutôt classique. Dans 45 % des cas, l’imprimante sert tout simplement à imprimer. On y recourt ensuite pour photocopier (20 %) et scanner (15 %) des documents. Les nouvelles fonctions de l’imprimante, telles que l’archivage numérique ne sont donc pratiquement pas utilisées. Les PME belges (5 %) passent donc à côté de bien des occasions de réduire la consommation de papier et de limiter le parc d’imprimantes. Mais dans le même temps, cela offre néanmoins des possibilités pour l’avenir.

Les IMF offrent des perspectives d’avenir
Prévisions ? Les IMF (imprimantes multifonctions) ne cesseront de gagner en popularité à l’avenir, en raison des possibilités offertes par ces appareils : l’archivage numérique, le traitement automatique des factures et les solutions d’impression mobile, telles que Google Cloud Print ou Apple AirPrint.

Tim Leenders, Directeur Marketing chez OKI Systems Benelux, y voit un rôle à jouer par les fabricants d’imprimantes. "Les imprimantes multifonctions présentent un potentiel énorme et peuvent vraiment constituer une valeur ajoutée pour les entreprises et les organisations. Mais, bien entendu, on n’aime que ce que l'on connaît. À nous, en qualité de fabricants, d’expliquer au mieux les possibilités et les atouts présentés par les IMF. Une situation où toutes les parties sont gagnantes, certainement à plus long terme."

Un avenir prometteur pour la numérisation
La bonne nouvelle ? C’est que 40 % des PME souhaitent effectivement réduire leur consommation de papier à l’avenir et que 69 % pensent à une numérisation poussée. Une tendance claire, qui indique un changement de mentalité, bien que tout se limite pour l’instant à de bonnes intentions. À l'avenir, le défi se situe en premier lieu dans l’établissement de l’inventaire de la consommation de papier. Car mesurer, c’est savoir : une première étape vers la gestion efficace des documents et les économies correspondantes.