De nombreuses entreprises sont conscientes de l’importance de la sécurité des données et disposent d’une stratégie informatique puissante pour protéger les informations sensibles. Cependant, l'impression est souvent négligée.

Les serveurs fournissent un accès contrôlé aux données de stockage. Les ordinateurs, les ordinateurs portables et les tablettes sont cryptés avec des mots de passe. Les fichiers individuels ou les bases de données peuvent également avoir une couche de sécurité supplémentaire. Mais que se passe-t-il si des informations sensibles sont imprimées?

Une fois que vous avez accès aux documents confidentiels, ils sont envoyés à une imprimante qui n’est souvent pas aussi sécurisée que le reste de votre réseau informatique. C'est là que les données peuvent potentiellement être interceptées. Heureusement, il existe des solutions simples pour éviter que les informations ne tombent entre de mauvaises mains.

Découvrez nos 4 solutions simples pour améliorer la sécurité de vos documents imprimés.

1. Gardez une trace de vos impressions

La première étape pour rendre votre impression plus sécurisée consiste à identifier les risques potentiels pour vos données. Pour cela, vous devez savoir qui imprime quoi et quand. Un outil de gestion d'impression peut vous aider.

Un tableau de bord simple vous offre un meilleur contrôle en surveillant l’utilisation et les coûts. Vous pouvez créer des rapports à partir de cet outil. Vous disposez également d'un suivi, essentiel en cas de violation de la sécurité, car vous pouvez identifier rapidement les données imprimées ou traitées.

2. Donner accès uniquement aux utilisateurs autorisés

Combien d’entre nous se sont engagés à envoyer un document à imprimer, de passer directement à une autre tâche et d’avoir oublié de le récupérer à l’imprimante?

On estime que l’employé moyen laisse jusqu’à 600 feuilles de papier à l’imprimante chaque année. Si ces documents contiennent des informations confidentielles, les données pourraient être récupérées par la mauvaise personne.

Demandez aux employés d’utiliser un code PIN ou une carte permettant d’authentifier la communication NFC (Near Field Communication) pour 'déverrouille' l’imprimante. Cela limite le risque d'interception d’information sensible. Cela réduit également les pertes d'impression. C’est particulièrement utile dans des départements tels que les ressources humaines, les services juridiques et les finances, qui gèrent de nombreux documents confidentiels.

3. Verrouiller les ressources

Pour les services dans lesquels des informations sensibles sont régulièrement traitées, mettez en place un niveau de sécurité d'impression encore plus élevé.

Avec certaines imprimantes, vous avez la possibilité de verrouiller toutes les fonctions d'impression jusqu'à ce qu'un utilisateur autorisé se connecte. Vous pouvez également définir des délais spécifiques pour collecter les documents et l'imprimante effacera les données après une période définie.

Cela peut être réglé selon vos besoins, qu'il s'agisse d'une période de plusieurs heures ou même de plusieurs jours. Avec certains appareils, vous pouvez également utiliser Active Directory de Microsoft ou un serveur authentifié LDAP pour déterminer qui peut (ou pas) accéder à vos imprimantes.

4. Sécuriser vos scans

Vos mesures de sécurité d’impression ne doivent pas être limitées aux documents imprimés. Vous pouvez également protéger tous vos documents numérisés sous forme de fichier PDF avec un mot de passe PIN ou en utilisant un protocole SFTP (Secure File Transfer Protocol). Numériser vers SFTP garantit que tous vos documents numérisés et téléchargés sont protégés à 100%.

Cela vous permet d'envoyer des données numérisées à vous-même ou à un client avec une couche de cryptage supplémentaire. Ainsi, si l'un de vos documents numérisés est intercepté, les informations sont toujours protégées.

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[1] Brother UK whitepaper – The Hidden Cost of Printing