Dans un contexte caractérisé par des conditions de marché continuellement changeantes, il n’a jamais été plus important d’identifier rapidement les événements en cours et de prendre des décisions sûres pour l’avenir. Pour les entreprises de services, cela représente un défi particulier. Cependant, ces organisations ont deux armes secrètes : leurs directeurs financiers et la clarté des données que leur fournit l’association de leurs systèmes FP&A et ERP. Michael Lengenfelder de Unit4 nous explique tout.

Nous vivons une époque marquée par des changements imprévisibles : un environnement que l’entrepreneur et auteur d’ouvrages sur le commerce Peter Hinssen a appelé « the Never Normal » (l’absence de normalité). Il s’agit d’une période à laquelle nous ne pouvons plus espérer un retour à des conditions commerciales orthodoxes, mais devons au contraire affronter une série de « chocs sismiques ». Cette situation nous contraint tous à réagir, repenser et réformer ; les organisations de services, en particulier, car elles sont très exposées aux fluctuations de l’offre et de la demande. Cela signifie que, plus que jamais, les directeurs financiers doivent poursuivre le plus souhaitable des objectifs : la source unique de vérité.

Pour réagir rapidement au changement, les responsables financiers doivent maîtriser les coûts et préserver les marges, tout en augmentant l’agilité de la planification. Mais avant tout, ils doivent apprendre à « diriger en fonction des chiffres », en se fiant aux données pour prendre des décisions dénuées d’émotion, fondées sur des preuves factuelles indiscutables. Bien sûr, la prise de décisions basée sur les données est largement préconisée de nos jours, mais pour qu’elle soit pertinente, ces données doivent être gérées avec soin.

Le défi, ici, a toujours été de disposer de données normalisées, intégrées et fiables. Cela exige une rigueur opérationnelle : chaque élément de données doit être traité correctement, sous peine de provoquer un effet domino avec des impacts en aval. Même un simple relevé d’heures manquant ou un client non facturé peuvent fausser la qualité de l’information financière.

Plus particulièrement, l’interconnexion des systèmes FP&A et des systèmes ERP représente une excellente opportunité d’exploiter rapidement les données et de permettre la prise de décisions en temps réel, en aidant le directeur financier à être toujours informé des conditions opérationnelles.
Le climat d’incertitude économique et politique actuelle place les directeurs financiers au cœur de l’action. Travaillant en étroite collaboration avec les ressources humaines, l’informatique, la logistique et d’autres fonctions, les directeurs financiers offrent une visibilité inégalée de l’ensemble de l’organisation. À une époque où un nombre considérable de facteurs sont en jeu, ils sont les mieux placés pour fournir des indicateurs et des évaluations fondés sur une logique opérationnelle impartiale, basée sur des indicateurs clés de performance.

Encourager la transformation numérique
Toutes les organisations doivent s’adapter rapidement aux nouvelles technologies pour survivre à l’ère de « l’absence de normalité ». Selon McKinsey Digital, 64 % des dirigeants d’entreprise pensent qu’ils devront créer, d’ici la fin de l’année, de nouvelles activités numériques pour préserver leur viabilité économique. Les entreprises de services n’échappent pas à ce constat. Les directeurs financiers innovants doivent encourager la transformation financière numérique avec une plateforme conçue pour les organisations centrées sur l’humain et les projets. Cette démarche leur permettra de réussir à chaque étape du parcours de leur projet :

1. Prévoir : Les organisations peuvent répondre en toute confiance aux opportunités et à l'évolution des priorités en utilisant la planification de scénarios fondée sur des questions existentielles pour modéliser les coûts, la rentabilité et les résultats, ainsi que renforcer la résilience.
   Planifier : En utilisant des outils technologiques et des processus solides, les directeurs financiers peuvent créer des systèmes de planification pouvant être adaptés aux circonstances changeantes.
   Intégrer : Les solutions ERP/FP&A sont essentielles pour créer des écosystèmes de données fiables. L’achat auprès d’un fournisseur unique permet d’atteindre des niveaux de pré-intégration contribuant à l’établissement de processus sereins.
   Exécuter : Les directeurs financiers peuvent utiliser des flux de travail adaptables pour offrir à leur organisation la flexibilité indispensable pour agir et s’adapter. Ils peuvent également améliorer le processus de facturation en déployant des approches nouvelles, telles que la facturation automatisée et les assistants en langage naturel.
   Évaluer : Les analyses de données avancées permettent de dévoiler des opportunités cachées et d’identifier et de suivre les indicateurs de performance. En déployant des calculs et des processus d’information financière transparents, alliés à une logique opérationnelle normalisée et des indicateurs clés de performance, les directeurs financiers peuvent aider les collaborateurs à chaque niveau de l’organisation à comprendre leur contribution financière.

Améliorer la visibilité et le contrôle
De nombreuses entreprises de services utilisent encore des technologies obsolètes. Le message qu’adressent les études réalisées par les principaux analystes et spécialistes de l’industrie est clair : ces organisations doivent rattraper leur retard si elles espèrent rester compétitives. Une étude réalisée par PwC a révélé que 42 % des équipes financières qui ont encore fréquemment recours aux feuilles de calcul rapportent, dans l’ensemble, un taux élevé de retards de paiement. Dans notre étude Business Future Index 2022, les personnes interrogées ont également cité la présence de systèmes obsolètes/anciens parmi les obstacles à l’établissement de prévisions précises. Pour résoudre ce problème, les trois principales priorités pour améliorer la précision des prévisions sont les suivantes : une meilleure communication entre équipes, suivie d’une meilleure planification de différents scénarios et d’un investissement renforcé dans les technologies de prévision.
D’autres études montrent que l’investissement dans des outils et processus numériques s’avère rentable ; Harvard Business Review a rapporté que les entreprises de taille moyenne dotées d’une vision numérique claire et exhaustive, orientent mieux leurs décisions stratégiques et connaissent une croissance de 75 % plus rapide en moyenne que celles qui en sont dépourvues.

Les directeurs financiers passionnés par la technologie investissent dans des outils qui leur procurent cette visibilité et ce contrôle à l’échelle de l’organisation, afin d’avoir connaissance de tous les facteurs affectant les performances financières, depuis les coûts liés à l’acquisition des clients jusqu’aux revenus, en passant par les services récurrents, les opportunités de montée en gamme et l’état des relations avec les clients.

Il est vital que les dirigeants gardent un œil sur le présent et un autre sur l’avenir, s’ils aspirent à exécuter les projets dans les délais et les budgets impartis. Des fonctionnalités performantes leur permettront d’établir des rapports fiables, assortis de commentaires pertinents, afin de présenter les connaissances et préserver la transparence pour la direction et les investisseurs – mais également d’informer et de motiver les employés.

Regarder vers l’avenir
En utilisant des technologies adaptées au secteur de l’industrie et en collaborant avec les responsables des différents secteurs d’activité au sein de leurs organisations, les directeurs financiers peuvent aider l’ensemble de l’organisation à préserver son agilité, sa résilience et sa rentabilité, quoi qu’il arrive à l’ère de « l’absence de normalité ». Nous vivons une période de changement, mais également d’opportunités pour les organisations capables d’associer les données issues de leurs systèmes de planification financière et ERP afin d’établir des processus transparents, facilitant l’accès aux informations. Comme l’a dit McKinsey en 2021 : « La compétence technologique a contribué à distinguer les entreprises les plus performantes et elle sera encore plus précieuse à l’avenir. »

À propos de Michael Lengenfelder, Vice-President Application Design FP&A
Michael Lengenfelder a rejoint l’ancienne société prevero Austria GmbH il y a 17 ans de cela, en tant que consultant, et fait depuis partie de l’aventure Unit4 FP&A. Il possède une expérience et des connaissances étendues dans le domaine du conseil et de l’application FP&A. Il a occupé les postes de Vice-President Business Unit Utilities en 2013, Vice-President Finance en 2015, Vice-President Application Design en mai 2018 et, plus récemment, Head of FP&A Product Management en avril 2021.

À propos de Unit4
Les solutions de planification des ressources d’entreprise (ERP, Enterprise Resource Planning) de nouvelle génération de Unit4 soutiennent de nombreuses entreprises de taille moyenne à travers le monde. Elles réunissent les capacités des services financiers, d’approvisionnement, de gestion de projet, des relations humaines et de planification et d’analyse financières pour permettre le partage d’informations en temps réel et fournir des informations approfondies, afin d’aider les organisations à accroître leur efficacité. En associant notre connaissance des entreprises de taille moyenne à l’attention continue que nous portons aux personnes, nous avons élaboré des solutions flexibles, capables de répondre aux besoins uniques et changeants des clients. Unit4 sert plus de 5.100 clients dans le monde entier dans différents secteurs, parmi lesquels ceux des services professionnels, des organisations à but non lucratif et du secteur public. L’entreprise compte des clients tels que Southampton City Council, Metro Vancouver, Buro Happold, Devoteam, Save the Children International, Global Green Growth Institute et Oxfam America. Pour plus d’informations, consultez www.unit4.com.