La dématérialisation des échanges s'est établie dans la société française et transforme les interactions entre les entreprises, les citoyens et les autorités publiques. La signature électronique est l'un des processus qui a le plus évolué, notamment depuis l'entrée en vigueur du règlement eIDAS en 2014. Perte de temps, casse-tête organisationnel ou encore risque juridique : découvrez dans ce top 5 les problèmes que vous ne rencontrerez plus en adoptant la signature électronique.

1. Signer vos documents à distance est chronophage et coûteux :

Impression du document, mise sous pli, affranchissement, envoi, attente du retour, relance. La gestion papier des contrats/documents à signer est fastidieuse et coûteuse. Supprimez ces tâches répétitives et allégez vos budgets en dématérialisant votre processus de signature :

-En quelques clics vous transmettez instantanément un document à signer à un ou plusieurs interlocuteurs. Vous gagnez un temps précieux pour vous concentrer sur des sujets plus importants.

-La signature électronique bénéficie d'une mise en place peu coûteuse et d'un retour sur investissement significatif.

2. Votre parcours client et collaborateur n'est pas optimisé

La signature électronique permet de proposer à vos clients de souscrire à votre offre en ligne. Déjà utilisée dans les secteurs de la banque et de l'assurance par exemple, la souscription dématérialisée permet de conclure des ventes en dehors de vos heures ouvrées, lorsque les prospects ont du temps libre, en fin de journée ou le week-end par exemple.

Si cette pratique n'est pas transposable à votre activité, la signature électronique améliorera tout de même votre taux de transformation en face à face : un contrat électronique sera toujours prêt à être signé en quelques secondes. Ainsi le processus est entièrement dématérialisé et le délai de traitement des dossiers est raccourci.

En proposant une solution de signature simple et instantanée, vous multipliez vos chances de conclure une vente, vous améliorez votre image de marque et réduisez le risque de voir votre prospect continuer son chemin vers vos concurrents.

Du côté des Ressources Humaines, c'est votre programme d'intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding) qui évoluera grâce à la signature électronique. Elle vous permettra de faire signer le contrat de travail rapidement et à distance si votre activité l'exige. Vous récolterez par la même occasion les pièces nécessaires à la constitution du dossier du salarié. Tout cela en véhiculant une image positive et moderne de votre entreprise.

3. Gérer le suivi et la traçabilité des documents est un casse-tête

Vous transmettez des documents à signer sur différents sites, auprès de multiples interlocuteurs et devez en assurer la traçabilité ? Votre équipe commerciale n'a pas de visibilité sur les contrats de vente laissés à la clientèle ? Vos dossiers RH ne sont jamais complets car un document papier a été égaré ?

Grâce à la signature électronique, suivez en temps réel l'état d'avancement des contrats et relancez les signataires si le besoin s'en fait sentir. Vous savez exactement où est chaque document dans la boucle de signature. C'est un bon indicateur de suivi, qui vous permet d'intervenir au bon moment. Votre client a reçu son contrat mais ne le signe pas ? C'est peut-être le moment de le recontacter pour s'assurer qu'il ait bien compris votre offre, ou qu'il n'ait pas été démarché par un concurrent. Vous gérez un grand nombre de contrats de travail à durée déterminée ? Envoyez des rappels aux collaborateurs concernés pour s'assurer qu'ils signent bien leurs contrats.

4. Scanner des contrats signés n'est pas valable juridiquement :

Vous envoyez et/ou recevez des scans de documents signés. En cas de litige, ces documents ne seront pas recevables devant un tribunal. En effet, il est impossible de vérifier l'authenticité d'une signature scannée ou photocopiée. En plaçant votre confiance dans ce type de documents, vous prenez un risque juridique.

En France, depuis l'article 1316 du Code Civil, les signatures électroniques et manuscrites ont la même valeur juridique. La signature électronique offre même plus de sécurité : elle contient un certificat généré au nom de chaque signataire et un horodatage qui permettent de prouver l'identité des signataires et l'absence de modification sur le document. C'est donc LA solution à adopter pour la signature de documents sensibles : contrat de travail ou commercial, ordre d'achat, bail immobilier etc.

5. Retrouver vos documents rapidement est impossible :

Vous stockez des documents au format papier dans l'armoire de votre bureau, mais aussi des documents numériques sur votre ordinateur et dans le cloud de votre entreprise. Il y'a des doublons, des versions plus ou moins à jour, des copies mal classées. Vous passez trop de temps à démêler vos dossiers quand vous cherchez ce fameux avenant que votre collaborateur a perdu.

Avec la signature électronique, des passerelles vers vos logiciels métiers sont possibles : envoi à la signature depuis votre logiciel de gestion documentaire, transfert des contrats signés vers votre CRM ou encore classement automatique du contrat de travail signé dans le dossier du collaborateur. La gestion et la recherche documentaire sont simplifiées.

Par Anaïs RAMNOUX, Marketing Manager de Primobox