La digitalisation des processus devient une priorité pour toutes les entreprises, peu importe leur taille. PME comme grands comptes font aujourd'hui face à la nécessité de digitaliser leurs processus de gestion des déplacements professionnels, pour garantir une meilleure maitrise des coûts et assurer un suivi en temps-réel de ce poste de dépenses, mais aussi pour améliorer l'expérience du voyage d'affaire. L'émergence des nouvelles technologies en particulier l'Intelligence Artificielle et le Machine Learning est un véritable levier d'amélioration qui change la donne pour le déplacement professionnel.
Quels sont les défis liés aux déplacements professionnels auxquels les entreprises font face ?
L'univers du déplacement professionnel tend à devenir de plus en plus complexe en raison de la diversité des tâches annexes qui y sont liées, des attentes des collaborateurs et bien évidemment de la problématique d'optimisation des coûts. Ordre de mission, réservation, paiement, déplacement du collaborateur, sécurité, communication en déplacement, travail en mobilité, notes de frais et comptabilité, analyse des coûts : le défi des entreprises réside aujourd'hui dans la nécessité de trouver la formule adéquate pour répondre aux complexités de ce processus, dans son ensemble.
Pour relever ces défis, et pour que les collaborateurs se concentrent sur leur coeur de métier, les entreprises doivent envisager de nouvelles approches pour gérer les déplacements professionnels. La gestion du déplacement professionnel doit devenir un processus plus simple et moins administratif, où la technologie intervient avant, pendant et après le déplacement. Ainsi, une maitrise de l'ensemble de la chaine du déplacement professionnel devient possible.
Pour y arriver les espoirs reposent principalement sur les nouvelles technologies. Et si les technologies Cloud et mobiles sont de plus en plus ancrées dans l'écosystème des entreprise, une nouvelle technologie fait beaucoup parler d'elle : l'Intelligence Artificielle. L'image que se font les entreprises de l'IA est aujourd'hui de plus en plus proche de la réalité : celle d'une technologie bien éloignée du mythe de l'épouvantable destructeur d'emploi, et bien plus proche d'un super analyste capable d'accélérer le traitement des quantités de données considérables dont disposent les entreprises aujourd'hui.
Comment la technologie accompagne les entreprises dans la gestion des déplacements professionnels ?
La technologie représente aujourd'hui un véritable allié pour les entreprises, ainsi que la principale piste d'amélioration de la gestion des déplacements professionnels. Souvent synonyme de valeur ajoutée, elle libère les professionnels à plusieurs niveaux et permet de répondre à leurs besoins, tout en permettant aux entreprises de rester compétitives grâce à une meilleure maitrise de leur temps.
Allier l'Intelligence Artificielle et humaine permet de mettre en place des logiques de cocréation, ou l'Intelligence Artificielle apporte une plus grande agilité au niveau du traitement de la donnée, et l'humain, son intelligence et sa créativité. L'Intelligence Artificielle devient donc un outil d'accompagnement sur certaines missions, et bien souvent sur les tâches répétitives, ou les métiers de support, qui ne participent pas directement à l'activité et au savoir-faire unique d'une entreprise. En automatisant certains processus, la collaboration homme-machine peut être un vrai levier de performance.
Dans le domaine du déplacement professionnel, l'Intelligence artificielle a fait son apparition à tous les niveaux, et des entreprises continuent de créer des solutions pour faciliter l'expérience du voyage d'affaire. Dans la réservation du voyage, des technologies permettent aujourd'hui de diminuer le coût des achats, en mettant en place des systèmes prédictifs qui permettent d'estimer quel est le meilleur moment pour acheter son billet d'avion par exemple. Dans le paiement, des technologies de réconciliation utilisent l'IA pour lier ligne bancaire et ligne comptable, et ainsi créer des économies de temps au niveau comptable. Dans la gestion des notes de frais, des solutions comme Expensya permettent d'ores et déjà de catégoriser, de saisir et de traiter comptablement des dépenses à partir d'une simple photo de facture, grâce à des technologies de Machine Learning auto-apprenantes.
Les exemples sont de plus en plus nombreux, et ces solutions atteignent aujourd'hui une efficacité supérieure à l'humain. L'expérience du voyage d'affaire s'en retrouve fluidifiée, mais aussi moins chronophage, plus agréable pour le collaborateur et plus rentable pour l'entreprise
A quoi ressemblera le déplacement professionnel de demain ?
En regardant les technologies d'aujourd'hui, les solutions disponibles, et les prototypes qui existent déjà, on peut entrevoir l'expérience du déplacement professionnel de demain. La vision des différents acteurs du marché, de la réservation à la comptabilité et l'analyse, peut être résumée ainsi : automatisation et fluidification de la chaine du voyage d'affaire.
Le voyageur professionnel de demain sera connecté partout dans le monde, son déplacement sera automatiquement réservé pour lui, en accord avec la politique de son entreprise, en respectant ses préférences, et au meilleur prix possible. Le paiement sera une formalité, avec des moyens de paiement réconciliés avec la solution de gestion des notes de frais, qui préautorisera les paiements, et récupèrera automatiquement les justificatifs. Des données de niveau 3 seront instantanément analysables, la comptabilité traitée de bout en bout sans intervention humaine et la politique de sécurité de l'entreprise mise à jour et communiquée en temps-réel.
Cette vision du déplacement professionnel de demain est aujourd'hui déjà une réalité, même si elle ne s'est pas encore démocratisée. Mais les interactions grandissantes entre les acteurs du marché (Prestataires de paiement, solutions et agences de voyage, éditeurs de logiciels, etc..) et l'innovation apportées par les startups qui s'attaquent à ses problématiques de déplacement professionnels ont lancé la course. La mission professionnelle reviendra alors au coeur du déplacement professionnel.
A propos de Karim Jouini
Ingénieur, spécialiste des technologies du Cloud et du Machine Learning, Karim a participé à la migration Cloud d'un des plus importants services de Microsoft. Voyageur d'affaire fréquent, il se lance dans l'entrepreneuriat en 2014 pour automatiser la gestion des notes de frais avec Expensya. Après près de 5 ans d'aventure, il est toujours le CEO d'Expensya, une entreprise de plus de 80 collaborateurs qui automatise la gestion des notes de frais de plus de 4000 entreprises dans une centaine de pays.