Vilvorde, 5 juin 2018 – Le Règlement Général sur la Protection des Données (ou RGPD) est entré en vigueur à la fin du mois dernier. Cela a tout d’abord des conséquences pour les sites Web, l’envoi d’e-mails, la mise à disposition des données pour l’utilisateur, etc. Mais les imprimantes n’échappent pas elles non plus à ce règlement. Avez-vous déjà rendu votre parc d’imprimantes « compatible avec le RGPD » ? Quelles mesures prenez-vous en tant qu’entreprise pour répondre aux nouvelles règles en matière de respect de la vie privée ?

6 astuces concrètes du fabricant d’imprimantes OKI qui s’appliquent en fait à n’importe quelle imprimante ou MFP.

En tant qu’entreprise, vous avez d’abord tout intérêt à prévoir les autorisations de sécurités adéquates pour limiter l’accès à l’imprimante. Les données sensibles ne seront imprimées que si cela s’avère vraiment nécessaire. Et l’impression des données personnelles respectera de préférence aussi une procédure particulièrement stricte.

1. Vérifiez le bac de sortie
Le bac de sortie constitue l’une des principales causes de perte de données. La sécurité, cela commence également par la personne qui imprime. Il ou elle vérifiera s’il reste encore des documents dans le bac de l’imprimante. Les imprimantes OKI disposent à cet effet d’une « vérification collaborateur ». La personne qui imprime doit tout d’abord s’identifier via un code ou utiliser une carte RFID.

2. Sécurisez le disque dur
Le cryptage du disque dur est essentiel, également sur l’imprimante. Il s’agit généralement d’un cryptage de 128 ou 256 bits. D’autres solutions ? Effacez immédiatement et automatiquement les tâches d’impression de la mémoire une fois qu’elles ont été envoyées. Une option (éventuelle) consiste à carrément procéder à un formatage après chaque impression. Vous pouvez aussi conserver les données sensibles au niveau central, sur un serveur.

3. Verrouillez le panneau de commande
Sécuriser l’écran est une méthode efficace car les paramètres sont parfois modifiés de façon accidentelle. Vous pouvez également paramétrer des mots de passe d’administrateur sur la plupart des MFP. Seuls les administrateurs autorisés pourront dans ce cas modifier les paramètres. D’autres options ? Vérification par smartcard, déconnexion des ports USB ou traitement direct des données scannées en format PDF crypté.

4. Sécurisez le réseau
Cela semble logique mais un réseau sécurisé vous évitera bien des problèmes. Les appareils OKI font appel à des certificats, au filtrage IP et à des protocoles de sécurisation du réseau.

5. Sécurisez le programme de commande de l’imprimante
Le programme de commande constitue également un maillon faible en matière de sécurité d’impression. Dotez les documents imprimés de filigranes de sécurité. Comment faire concrètement ? Sélectionnez Private Print dans le programme de commande et déverrouillez-le via un code Pin et/ou une smartcard.

6. Gérez votre connexion cloud
Le cloud n’échappe pas lui non plus au RGPD car il établit un lien avec des sites externes. Certains appareils sont équipés de Sendys Explorer ou d’autres applications de gestion des documents. Les utilisateurs sélectionneront dans ce cas eux-mêmes le service cloud : OneDrive, Google, SharePoint, Dropbox, etc.).

La conclusion ? « Les entreprises prenant le RGPD au sérieux n’échapperont pas aux modifications à effectuer au niveau de leur parc d’imprimantes. La génération actuelle de MFP propose déjà de série un grand nombre d’options ou de possibilités en la matière. Mais si des organisations souhaitent vraiment traiter et mémoriser les données en toute sécurité, des applications de gestion des documents telles que le programme Sendys Explorer mis gracieusement à disposition par OKI sont essentiels », déclare Tim Leenders, Marketing Manager chez OKI EUROPE (Benelux).