Vilvoorde, le 9 octobre 2017 – Ricoh a récemment implémenté ses Business Process Services au sein de la commune de La Calamine. Grâce à ces nouveaux processus mis en place, la commune a pu soulager le travail de ses employés en leur proposant un système innovant favorisant l’automatisation de l’envoi des taxes communales. Résultats ? Rapidité et économies ! La commune a vu ses frais d'affranchissement baisser de 31% et aujourd’hui, le travail fastidieux qui prenaient aux collaborateurs de 2 à 3 jours est effectué en seulement 3 heures !

« Manuellement »... Tel était le quotidien de La Calamine

Située dans la Province de Liège, en communauté germanophone, La Calamine compte près de 11.000 habitants et quelques 5.200 ménages. Comme toutes les communes belges, elle se doit de fournir des prestations exemplaires à ses citoyens et se retrouve souvent confrontée à des défis liés au contexte économique et à la nécessité de rationaliser ses processus de travail. Chaque année, La Calamine envoie des taxes à ses citoyens ; une tâche particulièrement chronophage pour ses collaborateurs qui ne pouvaient assurer leurs fonctions de base durant cette période. Tout se faisait manuellement… Ce qui constituait une énorme perte de temps et d’argent ! La situation ne pouvait plus durer et il fallait trouver une solution afin d’optimiser les processus d’envoi, et ainsi diminuer à la fois la durée et le budget consacré à cette tâche administrative. La Calamine s’est alors penchée sur le problème et a découvert les Business Process Services et les formules d’outsourcing proposées par Ricoh.

La solution proposée par Ricoh...

La formule de Business Process Services de Ricoh propose un système de base de données complet et sécurisé pour ses clients. Tous les documents des clients sont conservés électroniquement ce qui facilite l’organisation et évite les pertes. Grâce au Mail ID, les coordonnées des destinataires sont associées à un code barre, ce qui garantit la confidentialité des destinataires ainsi que la distribution au niveau du centre de tri. Ricoh prend également en charge l’impression et l’envoi postal à un tarif préférentiel. De plus, grâce à l’outsourcing, les taxes sont imprimées en masse et automatiquement affranchies avant d’être envoyées par la poste. Pour l’instant, ces services sont utilisés pour distribuer les taxes d’eau et d’immondices aux 5.200 ménages de La Calamine.

Une commune satisfaite !

Les services de Ricoh ont permis à la commune de La Calamine, dans un premier temps, de faire des économies car les employés se concentrent davantage sur des tâches plus importantes que l’affranchissement du courriel. Il n’y a plus de contrôle car les machines ne font pas de fautes grâce à leurs outils performants. De plus, 31% d’économies sur les frais d’affranchissement ont été constatés par la commune. L’impact des services Ricoh ? Des revenus accrus et un gain de temps considérable !

A l’heure actuelle, la collaboration avec le département outsourcing de Ricoh ne concerne que les taxes d’eaux et d’immondices mais, La Calamine souhaiterait également utiliser ces services pour ses taxes canines, ce qui représente environ 1.300 enveloppes. L’envoi de différentes publications communales vers les habitants est également en cours de réflexion.