Par Lode Maris, Regional President Western Europe chez Unit4

Le monde qui nous entoure évolue de plus en plus rapidement et les départements financiers ne peuvent pas toujours réagir de manière adéquate. Cela entraîne en effet des chiffres fluctuants dans les systèmes financiers, qui doivent déterminer l'impact sur les performances de l'entreprise. Pour ce faire, des analyses en temps réel sont nécessaires, consistant en une compilation de toutes les informations relatives au chiffre d'affaires de l'entreprise qui peuvent mettre en évidence des indicateurs d'opportunités commerciales ou de pièges. Mais dans quelle mesure cette analyse doit-elle être détaillée ? Et quelles informations ont une valeur commerciale ? Je vous le dis dans ce blog !

Adopter les processus financiers numériques de demain

Pour relever ce défi, un nouvel ensemble d'outils et de technologies sont développés, comme l'intelligence artificielle (IA) et les analyses prédictives, qui automatisent la collecte de données à une échelle et à une vitesse jamais réalisées auparavant.
Cela aide également les professionnels de la finance à se débarrasser de toutes les saisies de données manuelles et des feuilles Excel. Ils peuvent ainsi se transformer en quelqu'un qui montre, à l'aide d'analyses financières, comment influencer les performances de l'entreprise. En adoptant l’IA et l’automatisation intelligente, le département financier peut gérer les affaires sur la base de chiffres concrets et les traduire dans un langage qui facilite la compréhension des décideurs économiques.

Diriger le business sur la base de données financières

Pour y parvenir, les organisations doivent franchir trois étapes : enregistrer toutes les données financières, créer de la valeur et la conserver. Les systèmes financiers sous-jacents doivent être conçus de telle manière que le département financier soit en mesure d’établir des budgets et des prévisions et de les comparer aux chiffres actuels et aux priorités commerciales. Le département financier peut ainsi fournir des explications sur les écarts et rectifier les hypothèses erronées dans les prévisions. Les professionnels de la finance peuvent ensuite indiquer les mesures à prendre et les attribuer aux différentes business units et équipes. Cette approche permet également au département financier de répondre aux demandes ponctuelles de mises à jour de statut, de mettre en évidence les tendances en temps réel et de prédire avec plus de précision les conséquences sur les performances de l'entreprise.

Problèmes d'interopérabilité des données

Mais pour y parvenir, une base solide est indispensable, l’interopérabilité des données étant particulièrement importante. Les données financières sont actuellement cachées dans toutes sortes de systèmes et ne sont pas toujours fiables car il s'agit souvent d'un travail manuel. C'est pourquoi l'approche de l’intégration des données doit être soigneusement étudiée. La qualité des données de base des clients et des fournisseurs dans tous les systèmes de l’administration financière doit être contrôlée et garantie. Et c’est une tâche qui incombe au département financier.

Les technologies qui peuvent aider à cet égard sont : les API REST qui, en combinaison avec le low code, peuvent offrir de nouvelles possibilités flexibles au sein des systèmes financiers. En outre, le smart invoice processing (SIP) permet d’automatiser le traitement des factures créanciers et d’effectuer des analyses prédictives du grand livre. Cela permet de réaliser des économies substantielles et des paiements plus rapides des factures créanciers, tout en laissant plus de temps au personnel pour effectuer des tâches qui peuvent faire la différence. De manière similaire, les services de smart invoicing recognition (SIR) permettent d’enregistrer des données de factures créanciers scannées à l’aide de l’intelligence artificielle.

Les départements financiers qui mettent de l'ordre dans l'interopérabilité des données peuvent permettre au business d'exploiter davantage les rapports financiers et d'agir en tant que partenaire stratégique. Les décideurs commerciaux peuvent alors attendre ce qui suit du département financier :

1. Prévisions constantes pour l’exercice en cours : les systèmes modernes de planification et d’analyse financières (FP&A) doivent toujours être consultables plutôt que d'être utilisés uniquement pour les rapports trimestriels traditionnels. Le business doit être en mesure d’ajouter de nouvelles données à tout moment, tandis que le département financier décide à quel moment il faut établir un rapport.
   Contrôles de statut réguliers : il est important d’avoir prise sur qui a accès au système FP&A et de vérifier qui n’a pas encore ajouté d’informations actualisées. De cette manière, vous pouvez voir clairement qui y a associé des décisions et obtenir un aperçu à 360 degrés des performances de l'entreprise.
   Des rapports qui racontent une histoire : les rapports financiers doivent davantage ressembler à la lecture d’un journal, les membres de l'équipe dirigeante ayant accès à tout moment à des résumés prêts à l’emploi. Pour ce faire, le département financier doit distiller tous les rapports financiers et l'input du business dans un rapport standardisé.

Travailler à l'interopérabilité des données peut être un grand et long trajet. Il peut donc être conseillé de se concentrer d'abord sur de petits projets. Par exemple, résolvez d'abord les problèmes pour un processus financier spécifique ou une business unit spécifique à l'aide d'une automatisation et d'une analyse de données intelligentes. À partir de là, vous pouvez procéder à un développement et aider à diriger le business avec les documents financiers adéquats et pertinents.