La Transformation Numérique d'une organisation, ne consiste pas à seulement améliorer quelques processus métiers en les automatisant. Il faut aller plus loin et n'hésiter en aucun cas à provoquer des ruptures dans les habitudes par la mise en oeuvre d'innovations qui créent une réelle inflexion dans les pratiques. Nous allons relater ici quelques-unes de ces innovations qui ont directement impactées positivement les multifonctions (MFP - Multiple Function Product).

Plateforme numérique communicante pour les métiers
Toutes les organisations revisitent leurs processus métiers pour mener leur digitalisation. Les uns s'attachent à la conversion automatisée des documents papier, d'autres à la dématérialisation des courriers envoyés lorsque c'est possible. Dans tous les cas, les multifonctions sont au coeur de la Transformation.
En effet, au-delà des interfaces personnalisées facilitant l'accès au système d'information et aux usages des applications métiers, Ricoh en a fait de véritables plateformes numériques innovantes dont les API (Application Program Interface) pour le Cloud (tels que Ricoh Smart Integration) et les Apps (Applications embarquées) facilitent la conversion, l'intégration et la gestion des flux documentaires. Le MFP est communiquant dans et au-delà de l'entreprise.

Scan et impression mobiles sur MFP
L'accès aux applications privées comme aux applications d'entreprises est maintenant libéré des équipements connectés. Qu'il s'agisse de téléphone mobile, de tablette, d'écran interactif, de PC,., il fallait libérer les impressions. C'est chose faite avec de nombreux protocoles tels que le Print to mail centralisé et routé vers l'utilisateur qui doit alors s'identifier pour libérer ses impressions. C'est tout récemment chose faite aussi, avec une architecture innovante de conservation des impressions sur le poste de travail accompagné d'une gestion centralisée dans le Cloud des identifiants des travaux d'impression. Ainsi, l'impression mobile optimise les transferts réseau et réduit les risques de sécurité sur les contenus. Dans cette approche, l'innovation marquante, consiste à rendre publiques les points d'impression. Ainsi, un inconnu du réseau d'impression peut acquitter le paiement de son impression et la réaliser à proximité d'un équipement sans qu'il n'ait jamais été connu du système préalablement. Le MFP est disponible au bon moment là où l'on en a besoin.

MFP, le meilleur ami du Cloud
L'émission de télécopies sur MFP est encore demandée par de nombreuses entreprises. Pourtant, l'arrêt Réseau Téléphonique Commuté (RTC) commence fin 2018 et il ne sera donc plus possible de commander une ligne analogique. En réalité, ce n'est pas un problème car évidemment les MFP Ricoh se raccordent à tous les services Cloud d'émission et réception de télécopies. La démarche d'innovation continue à laquelle sont soumis les multifonctions Ricoh permet aujourd'hui de les insérer très facilement dans les chaînes de traitement de l'information des organisations. Cette facilité est amenée par l'architecture 3-tiers de 'Ricoh Smart Intégration': MFP + Cloud Ricoh + Service du Cloud. Ainsi, le client utilisateur des MFP peut bénéficier sur demande de fonctionnalités telles que: Gestion Electronique de documents, initiation de processus métiers (Document Workflow Management), Archivage Electronique à force probante (SAE certifié NF461),. etc. Le MFP est aussi Multi-services.

Big Data pour l'analyse de l'usage
Toute entreprise exploitant une flotte de MFP connaît la complexité de gestion des équipements, de leur usage et des incidents. Comme tout objet connecté, le MFP génère des données en grande quantité. Celles-ci sont collectées dans une base de données qui fait l'objet d'une exploitation par l'outil de supervision et d'analyse. C'est une démarche d'innovation continue qui permet à Ricoh de proposer sa solution intégrée Streamline NX dont toutes les composantes répondent aux exigences de parcs de systèmes d'impression. La couverture logicielle est très vaste: Le déploiement d'applications et d'interfaces, les mises à jour logicielles, les utilisations par services, départements, site ou global, les usages, les consommations, les incidents. etc. L'administrateur du parc dispose d'une centaine de rapports mis à disposition par le logiciel mais surtout, peut à sa guise engager toute analyse visant à répondre à ses objectifs d'optimisation. L'usage des MFP n'a plus de secret pour les entreprises.

Sécurité avancée pour les MFPs
Les MFP constitue certainement l'interface entre l'homme et le système d'information de l'entreprise (Infrastructure et serveurs) parmi les plus sensibles en terme de sécurité. En effet, il met à disposition des fonctions de copie, d'envoi par email, de dépôt de documents sur serveur, d'impression. qui constituent autant de vulnérabilités pour les contenus d'entreprise si elles ne sont pas parfaitement maîtrisées. Depuis des années, la sécurité est prise en compte à la conception des équipements et tout au long d'un parcours d'innovation, les MFP Ricoh sont certifiés Common Criteria (ISO 15408) et IEEE P2600.2 (Profil de protection) avec succès. Mais, l'innovation la plus remarquable aujourd'hui se situe au niveau de la traçabilité des données des événements produits par le MFP. Ces données peuvent être mises à disposition du SIEM (Security Information and Event Manager) de l'entreprise pour garantir une analyse comportementale sécurisant plus avant les usages. Le MFP est un composant sécurisé du système d'information.

Contribution des MFP au RGPD
Marqueur majeur de la Transformation Numérique, le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) a remis en évidence l'importance de la Sécurité du Système d'information et pousse à l'extrême la traçabilité des flux d'information. Dans ce contexte, les MFP Ricoh ne sont pas en reste. Ils font l'objet de nombreuses innovations au cours de années pour supporter par exemple aujourd'hui : l'authentification des utilisateurs par téléphone mobile, l'anonymisation des documents numérisés (élimination de contenus) ou l'anonymisation des impressions pour éviter la diffusion incontrôlable de données privées jusqu'à la conformité à la norme NF Z42-026 pour la conservation de copie fiable. Les multifonctions sont sécurisés dès leur conception et prêts pour la conformité RGPD des entreprises utilisatrices.

Toner pour sécuriser
Lorsque l'on pense impression, il y a les innovations qui se voient en regardant l'équipement et celles qui ne se voient pas. Dans cette seconde catégorie, on trouve notamment le toner. Celui-ci fait l'objet de recherches permanentes qui ont récemment donné un résultat très intéressant: Le toner rouge invisible. Ce dernierest effectivement totalement invisible dans des circonstances normales, mais sous une lumière ultraviolette, il se présente comme un rouge clair et distinct. Ce toner «invisible» est idéal pour ajouter des fonctions de sécurité pour une variété d'applications, des tickets d'événement aux documents sensibles en passant par la signalisation. On sait par exemple qu'avec un logiciel de conception graphique, aujourd'hui facilement disponible en téléchargement, la contrefaçon peut être un problème majeur car toutes les entreprises ne peuvent pas se permettre de dépenser des sommes considérables pour des hologrammes de sécurité. Elles préfèreront utiliser ce toner "invisible" qui prolonge la tradition des cinq couleurs de Ricoh, consistant à apporter des avantages haut de gamme à un prix accessible.

Développement durable
A l'horizon 2050, Ricoh a pris l'engagement de ne plus du tout émettre de gaz à effet de serre (GES). Cela suppose des efforts engagés de recherche et de conviction à tous les niveaux de l'entreprise.
Il s'agit par exemple de réduire la température du point de fusion du toner utilisé dans les MFP. Dans cet objectif, Ricoh a créé la technologie QSU couleur qui fait que le système de fixation à chauffage direct halogène réduit considérablement la chaleur nécessaire au rouleau de fusion tout en améliorant l'efficacité du transfert de chaleur.
Ou encore, il s'agit de développer des matériaux alternatifs avec de meilleures méthodes de fabrication. Ainsi, la recherche a conduit Ricoh à introduire des composants qui utilisent des matériaux constitués de près de 70% de contenu en biomasse. De nombreuses recherches en cours sont très prometteuses et d'ores et déjà les plastiques et matériaux ferreux sont issus de sources de recyclage et transformés dans des usines alimentées par panneaux solaires ou des sources d'énergie naturelles. Ricoh a de fortes ambitions pour ses MFP.

MPDS
Les MFP répartis dans les étages de bureau des entreprises et des organisations doivent être considérés comme des objets connectés. Ils sont à titre générateurs de données: enrôlement d'utilisateurs, accès utilisateurs connus et itinérants, interfaces personnalisées, gestion de flux en capture et impression, gestion de flux métiers, gestion de consommables, gestion d'incidents, mise à jour de sécurité,. autant d'opérations à contrôler et tracer pour garantir le maintien des conditions opérationnelles et la protection des données des utilisateurs. Toutes ces fonctionnalités nécessaires à l'excellence opérationnelle du service rendu par les MFP ont conduit Ricoh à innover en matière de logiciel. L'aboutissement de cette démarche a donné naissance à la version 3 du logiciel Streamline NX qui garantit le déploiement des services d'automatisation et d'optimisation des flux ainsi que le contrôle de toute l'infrastructure de capture et d'impression de documents. Ainsi pourvu des systèmes d'impression et de leur solution logicielle l'entreprise accède au management des services d'impression et des flux documentaires (Managed Print and Document Services) et garantit son retour sur investissement.

Handicap
C'est grâce au partenariat avec la Fédération Française des Aveugles et des Malvoyants (FAF) et sur ses conseils que Ricoh France et les équipes de développement de Ricoh Europe se sont organisées pour réaliser une interface dédiée à l'utilisation des MFP en situation de handicap visuel. C'est ainsi que l'application nommée 'Accessibility App' qui a vu le jour, étonne. Son interface humaine est totalement transformée. Elle est considérablement épurée avec des touches et des polices de caractères plus grandes et une inversion des couleurs aux contrastes renforcés. Et surtout, elle est conçue pour réagir tactilement aux sollicitations de l'utilisateur, tout en lui indiquant par interface vocale embarquée en standard sur les MFP, avec une diction extrêmement rapide, l'interaction en cours. Cette innovation répond à de nombreuses situations d'utilisation dans les bureaux, les écoles, les espaces publics,. partout où se trouve un MFP.

Dans le Cloud, communiquant et sécurisé, le MFP est aussi conçu avec un objectif développement durable. Il est mis à disposition des entreprises et organisations avec les solutions de services mobiles, d'analyse de l'usage et d'accès aux personnes en situation d'handicap. Il constitue la plateforme numérique pour les métiers qui, objet de très nombreuses innovations, réalise l'interface d'aujourd'hui et demain, pour l'échange entre le monde physique du papier et du monde numérique du système d'information des entreprises.